Intelligenza artificiale e risorse umane: cosa deve fare l'azienda cliente

Quando l'azienda usa l'AI nella gestione del personale

Per AI nella gestione del personale si intende ogni sistema che produce previsioni, raccomandazioni o decisioni sul rapporto di lavoro: screening dei candidati, ranking dei profili, pianificazione dei turni, assegnazione automatica delle attività, valutazione delle prestazioni, analisi delle chiamate in un call center, strumenti di sicurezza informatica che profilano i comportamenti anomali.

Le norme da applicare sono quattro e si sommano: l'art. 11 della legge 132/2025, l'art. 1-bis del d.lgs. 152/1997, l'art. 4 dello Statuto dei lavoratori e, per la parte privacy e per l'AI, il GDPR e l'AI Act. Il consulente del lavoro è spesso il primo a cui l'azienda chiede se può partire: conviene arrivare preparati, per consigliare il cliente prima che adotti lo strumento.

Art. 11 della legge 132/2025: principi e obbligo di informare

L'art. 11 della legge 132/2025 è dedicato all'uso dell'intelligenza artificiale in materia di lavoro. Fissa tre principi:

• l'AI è impiegata per migliorare le condizioni di lavoro, tutelare l'integrità psicofisica dei lavoratori, accrescere la qualità delle prestazioni e la produttività, in conformità al diritto dell'Unione;
• l'uso deve essere sicuro, affidabile, trasparente e non può svolgersi in contrasto con la dignità umana né violare la riservatezza dei dati personali;
• nell'organizzazione e nella gestione del rapporto l'AI deve rispettare i diritti inviolabili del lavoratore, senza discriminazioni per sesso, età, origini etniche, credo religioso, orientamento sessuale, opinioni politiche, condizioni personali, sociali ed economiche.

La parte immediatamente operativa è il comma 2: il datore di lavoro o il committente è tenuto a informare il lavoratore dell'utilizzo dell'intelligenza artificiale nei casi e con le modalità dell'art. 1-bis del d.lgs. 152/1997. L'art. 12 della stessa legge ha istituito presso il Ministero del Lavoro un Osservatorio sull'adozione dell'AI nel mondo del lavoro.

L'informativa sui sistemi automatizzati dell'art. 1-bis

L'art. 1-bis del d.lgs. 152/1997 è stato introdotto dal decreto Trasparenza (d.lgs. 104/2022) e modificato dal d.l. 48/2023. Nel testo vigente si applica ai sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati che forniscono indicazioni rilevanti per assunzione o conferimento dell'incarico, gestione o cessazione del rapporto, assegnazione di compiti o mansioni, oppure incidono su sorveglianza, valutazione, prestazioni e adempimento delle obbligazioni contrattuali. Resta fermo l'art. 4 dello Statuto.

Cosa deve contenere

Prima dell'inizio dell'attività il datore fornisce, insieme alle informazioni dell'art. 1:

1. gli aspetti del rapporto su cui incide il sistema;
2. scopi e finalità;
3. logica e funzionamento;
4. categorie di dati e parametri principali usati per programmare o addestrare il sistema, compresi i meccanismi di valutazione delle prestazioni;
5. misure di controllo, processi di correzione e responsabile del sistema di gestione della qualità;
6. livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza, metriche usate ed eventuali impatti discriminatori delle metriche stesse.

A chi e come

Le informazioni vanno date in modo trasparente, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, ai lavoratori e anche alle RSA o alla RSU, oppure, in loro assenza, alle sedi territoriali delle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. Il lavoratore, anche tramite le rappresentanze, può chiedere dati e ulteriori informazioni: il datore risponde per iscritto entro trenta giorni. Ogni modifica che cambia le condizioni di lavoro va comunicata per iscritto almeno ventiquattro ore prima. Il datore deve integrare l'informativa con istruzioni sulla sicurezza dei dati, aggiornare il registro dei trattamenti e svolgere analisi dei rischi e valutazione d'impatto. Gli obblighi non si applicano ai sistemi protetti da segreto industriale e commerciale.

Una questione aperta

Il rinvio dell'art. 11 della legge 132/2025 all'art. 1-bis ha diviso i commentatori. Per alcuni l'obbligo di informare sull'AI vale solo nei casi dell'art. 1-bis, cioè per i sistemi integralmente automatizzati. Per altri il rinvio riguarda le modalità dell'informativa, che andrebbe data per tutti gli strumenti di AI che incidono sul rapporto. In assenza di indicazioni univoche, la scelta prudente per l'azienda è informare quando l'AI incide su decisioni o valutazioni, anche se c'è un intervento umano. Per le prime indicazioni amministrative sull'art. 1-bis puoi leggere la circolare del Ministero del Lavoro n. 19 del 2022, scritta prima della modifica del 2023.

Le violazioni sono punite con le sanzioni amministrative dell'art. 19, comma 2, del d.lgs. 276/2003, calcolate per mese e crescenti con il numero di lavoratori coinvolti.

Controlli a distanza: l'art. 4 dello Statuto resta in piedi

Molti strumenti di AI usati nella gestione del personale permettono anche di controllare a distanza l'attività dei lavoratori. Su controlli a distanza e algoritmi l'informativa non basta. L'art. 4 dello Statuto dei lavoratori consente di installare impianti e strumenti da cui derivi anche la possibilità di controllo a distanza solo per esigenze organizzative e produttive, di sicurezza del lavoro e di tutela del patrimonio aziendale, e solo dopo un accordo collettivo con la RSU o le RSA (o, per imprese con unità in più province o regioni, con le associazioni comparativamente più rappresentative sul piano nazionale). In mancanza di accordo serve l'autorizzazione dell'Ispettorato nazionale del lavoro.

L'accordo non serve per gli strumenti utilizzati per rendere la prestazione e per quelli di registrazione degli accessi e delle presenze. Le informazioni raccolte sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto solo se il lavoratore ha ricevuto un'adeguata informazione sulle modalità d'uso e sui controlli e nel rispetto della normativa privacy. La violazione del comma 1 è punita con le sanzioni penali dell'art. 38 dello Statuto, richiamate dall'art. 171 del Codice privacy.

GDPR: decisioni automatizzate e regole per il lavoro

L'art. 22 del GDPR dà all'interessato il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato che produca effetti giuridici o incida in modo analogo significativamente sulla sua persona, salvo eccezioni (contratto, legge, consenso esplicito) accompagnate da garanzie: quando la decisione si fonda sul contratto o sul consenso, il titolare deve assicurare almeno l'intervento umano e la possibilità di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione. Nel rapporto di lavoro il consenso è raramente una base solida, per lo squilibrio tra le parti.

L'art. 88 consente agli Stati e ai contratti collettivi di dettare norme più specifiche sul trattamento dei dati dei dipendenti, con particolare attenzione alla trasparenza e ai sistemi di monitoraggio sul posto di lavoro. L'art. 1-bis, comma 4, richiede comunque la valutazione d'impatto e, quando ne ricorrono i presupposti, la consultazione preventiva del Garante.

AI Act: quando l'intelligenza artificiale nelle risorse umane è ad alto rischio

Il Regolamento (UE) 2024/1689 classifica ad alto rischio, nel punto 4 dell'allegato III, i sistemi destinati all'assunzione o alla selezione (annunci mirati, analisi e filtraggio delle candidature, valutazione dei candidati) e quelli usati per decisioni sulle condizioni del rapporto, promozioni e cessazioni, assegnazione dei compiti sulla base del comportamento o di caratteristiche personali, monitoraggio e valutazione delle prestazioni.

L'AI Act per i datori di lavoro che li usano (deployer) prevede all'art. 26, tra l'altro: uso conforme alle istruzioni del fornitore, sorveglianza umana affidata a persone competenti e con l'autorità necessaria, e, prima della messa in servizio sul luogo di lavoro, l'informazione dei rappresentanti dei lavoratori e dei lavoratori interessati.

Il rinvio al 2 dicembre 2027 è stato deciso con il Regolamento (UE) 2026/1744 (Omnibus digitale sull'IA), pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione il 24 luglio 2026. Non cambia gli obblighi nazionali, già in vigore.

Checklist: intelligenza artificiale e risorse umane nell'azienda cliente

Prima che il cliente metta in produzione uno strumento di AI sul personale, segui questi sei passaggi.

1. Mappa gli strumenti: cosa fanno, su quali decisioni incidono, quanto intervento umano c'è.
2. Verifica se c'è un controllo a distanza: se sì, accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato prima dell'installazione.
3. Prepara l'informativa dell'art. 1-bis per lavoratori e rappresentanze, chiedendo al fornitore i dati tecnici necessari.
4. Aggiorna registro dei trattamenti e valutazione d'impatto.
5. Per i sistemi dell'allegato III dell'AI Act, pianifica dal 2027 sorveglianza umana, conservazione dei log e informazione preventiva dei rappresentanti.
6. Forma chi usa lo strumento.

Come può aiutarti Next-OS

Next-OS ti aiuta a ricostruire questo quadro sul caso concreto: carichi la scheda tecnica del fornitore o il contratto di licenza e chiedi quali norme si applicano, quali informazioni mancano per l'informativa e quali punti trattare con le rappresentanze. Le risposte citano gli articoli di legge e del regolamento europeo, e con il confronto tra versioni vedi come è cambiato l'art. 1-bis dopo il 2023. La bozza dell'informativa la esporti in docx e la completi con i dati del fornitore.

Per l'uso dell'AI dentro lo studio leggi la guida su legge 132/2025 e consulenti del lavoro. Gli altri strumenti sono descritti nella pagina sull'AI per consulenti del lavoro, incluso il flusso per la lettera di assunzione con l'informativa.